Citizen Office, czyli biuro obywateli – cz. I.

Citizen Office (biuro obywateli) to nie tylko nowa koncepcja aranżacji wnętrz stworzona przez projektantów firmy Vitra, lecz podejście do organizacji przestrzeni biurowej w społeczeństwie informatycznym XXI wieku.

Citizen Office

Citizen Office to sposób przekształcenia biura w elastyczną przestrzeń przeznaczoną do pracy, gdzie pracownicy („obywatele biura”) nie są przywiązani do jednego miejsca, lecz zachowują autonomię w organizowaniu swojej pracy oraz w dużej mierze sami decydują o wyborze metod pracy. Citizen Office wpisuje się także w ważną tendencję dążenia do zwiększania wydajności pracy biura, zwłaszcza poprzez cyfryzację i pełny, swobodny dostęp do informacji. Termin „Citizen Office” pojawił się po raz pierwszy w 1991 roku w związku z projektem zainicjowanym przez firmę Vitra, w ramach którego projektanci Andrea Branzi, Michele de Lucchi i Ettore Sottsass stworzyli koncepcję ewolucji przestrzeni służącej do pracy. W 1993 roku projekt ten zaowocował wystawą w Muzeum Vitra Design, a także publikacją książkową. Wiele pomysłów z tego okresu wciąż jest wykorzystywanych we współczesnych biurach.

Po przeszło dwudziestu latach, jakie upłynęły od początku tamtego projektu, Vitra postanowiła przyjrzeć się bliżej temu, jak wygląda przestrzeń, w której pracujemy. Koncentruje się obecnie na następujących pytaniach: „Czego firmy i pracownicy oczekują dziś od biura? Jak zmieniło się zachowanie pracowników w biurach? Jakie zasady obowiązują dziś w biurach?”

Vitra Citizen Office

W ciągu ostatnich 20 lat wielokrotnie Vitra wdrażała we własnych biurach rozmaite pomysły i elementy składające się na koncepcję Citizen Office. Poligonem doświadczalnym było i jest zwłaszcza biuro w Weil am Rhein, gdzie testowane są nowe typologie biura, rodzaje umeblowania i metody organizacji pracy. Rozwijając wcześniejszą koncepcję „Net'n'Nest Office”, biuro Vitry w Weil stanowi przykład tego, co obecnie uważa za właściwe środowisko do pracy umysłowej. Kluczowy element tej koncepcji biura wywodzi się z pierwotnego projektu Citizen Office, lecz uwzględnia też wiele najnowszych tendencji w dziedzinie organizacji przestrzeni do pracy. Dlatego nazwa biura mieszczącego się w budynku Grimshaw na terenie kampusu Vitra została zmieniona na „Vitra Citizen Office”.

Vitra Citizen Office stanowi przykład tego, jak sposób organizacji przestrzeni do pracy zmienia się w odpowiedzi na potrzeby pracowników. Vitra Citizen Office pomaga więc firmom budującym nowe środowisko pracy w wyborze właściwych rozwiązań.

Citizen Office, czyli biuro obywateli – cz. II.

Zmiany otoczenia biznesowego spowodowały inne postrzeganie biura. I nie wynika to tylko z otaczających nas zmian w zakresie techniki i informatyki.

Czynniki wpływające na powstanie i ewolucję Citizen Office to: globalizacja, wzrost roli kobiet w biznesie, wszechdostępna łączność, urbanizacja, starzenie się społeczeństw, neo-ekologia (zrównoważony rozwój i efektywność we wszystkich obszarach), nacisk na zdrowie jednostki i korporacji, nowe wzory uczenia się (w tym tzw. wojna o talenty), mobilność, nowe formaty pracy (zanikające granice między pracą i prywatnym czasem), indywidualizacja (wolność jednostki i więcej swobody w podejmowaniu decyzji). Niby oczywiste, ale tak wielkich zmian w biurach i tak wielu czynników wpływających na nie, nie było dotąd w historii. To prawdziwa wielka rewolucja w przestrzeni biurowej.

Citizen office, strefy w przestrzeni biurowej:

- stanowiska pracy stałej,

- strefy ‚Meet and Retreat’ – spotkań i odpoczynku (multifunkcjonalne- spotkania formalne i informacyjne, koncentracja, rozmowy telefoniczne, przerwa kawowa, relaks, itp.),

- stanowiska pracy indywidualnej i pracy w skupieniu, często wydzielone ściankami typu Workit, lub „kabiny” spotkań i pracy w ciszy,

- hot desking (miejsce pracy dla osób przyjeżdżających do biura, pracowników zagranicznych, pracowników z innych zespołów, strefy koncentracji z dala od normalnych obszarów pracy, itp.),

- Caddy Parking (dla osób spędzających mało czasu w biurze), często to wysoki stół dla spotkań na stojąco, lub z hokerami,

-cafeteria (zintegrowana z przestrzenią biurową, która tworzy wielofunkcyjną strefę dostępną o każdej porze dnia), w standardowych rozwiązaniach korzysta się z niej rano i około południa, a pozostaje pusta w każdym innym przypadku),

- Market Square (spotkania formalne i informacyjne, koncentracja, rozmowy telefoniczne, przerwa kawowa, relaks, itp.), strefy bardzo funkcjonalne, które mogą być łatwo zmienione w razie potrzeby bez potrzeby zmiany ustawienia ścian i instalacji.

- biblioteka (multifunkcjonalne miejsce na spotkania formalne i informacyjne, koncentracja, rozmowy telefoniczne, przerwa kawowa, relaks, itp.)

- dziedziniec – Forum (multifunkcjonalne - spotkania formalne, i nieformalne, koncentracja, rozmowy telefoniczne, przerwa kawowa, relaks, itp.)

- duży pokój spotkań z kurtyną (multifunkcjonalny - spotkania formalne i informacyjne, praca w zespole, koncentracja, rozmowy telefoniczne itp.), standardowo pokoje spotkań i konferencyjne wykorzystywane są tylko do spotkań, a pozostają puste w każdym innym przypadku.

Citizen Office to nacisk na projektowanie i urządzanie jak największej części przestrzeni biurowej jako wielofunkcyjnej i wielodostępnej, przestrzeni gdzie pracownik/obywatel biura decyduje w którym miejscu i w którym czasie wykonuje swoją pracę. Pamiętajmy, że tylko niespełna 40% pracowników potrzebuje stałych miejsc pracy.

Citizen Office, czyli biuro obywateli – cz. III.

Gdzie pracownicy czują się lepiej, bardziej komfortowo i są zadowoleni w tradycyjnym biurze czy Citizen Office? Naukowcy wykazali, że komfort i szczęście prowadzi do większej motywacji i zaangażowania, co znowu prowadzi do wyższej wydajności i produktywności.

„Uważamy, że ludzkie szczęście ma duży i pozytywny wpływ na wydajność. Nasze badania wykazały, że zadowoleni pracownicy byli o 12% bardziej wydajni. Niezadowoleni pracownicy byli 10 % mniej produktywni” (University of Warwick's Economic Research Institute).

Pomieszczenia i ich umeblowanie mają duży wpływ na motywację, wyniki pracy i stan zdrowia pracowników, a więc także na produktywność każdej firmy. Projektanci Vitry od ponad trzech dziesięcioleci poświęcają szczególną uwagę pracy biurowej, tworząc rozwiązania w formie produktów i koncepcji. Stale je ulepszają, wykorzystując doświadczenia zdobyte przy projektowaniu pomieszczeń biurowych na zlecenie globalnych klientów.

Vitra współpracuje z wieloma wpływowymi projektantami i architektami światowej sławy. Ten jedyny w swoim rodzaju globalny think tank ma ogromny wpływ na jej koncepcje i produkty; dzięki niemu w firmie powstało wiele pionierskich wzorów mebli przeznaczonych do pracy (np. Alcove sofa, która jest obecnie transformowana na setki odmian, przez wszystkich producentów :) ).

Własne biura są dla Vitry laboratorium, w którym stale się eksperymentuje. W razie potrzeby, pomieszczenia i ich umeblowane projektowane są od nowa. Najnowszy etap tej ewolucji to koncepcja biura stworzona na potrzeby kolejnej wersji Vitra Citizen Office.

CitizenOffice to zdaniem projektantów Vitry równanie:

CitizenOffice = Net‘n‘Nest + CI + CV

gdzie:

Net‘n‘Nest = Networking (stanowiska pracy) i Nesting (strefy wypoczynku)

CI = Corporate Identity - Tożsamość Korporacyjna

CV = Corporate Values - Wartości Korporacyjne

Vitra CitizenOffice spełnia wymogi trendów XXI wieku i daje pracownikom różnorodne i odpowiednio dopasowane przestrzenie do pracy różnego typu w oparciu o korporacyjną tożsamość i wartości. Ludzie w firmie to: pracownicy (biuro) i obywatele (prywatność), ale często mający dwa różne charaktery w każdym przypadku. Citizen Office pokazuje jak pracować i jak sprzyjać pracownikom w byciu obywatelami w biurze. Miejsca pracy, infrastruktura pracy, zarządzanie i odpowiedzialność pracownika za siebie są bardziej niż kiedykolwiek w centrum uwagi.

Nasz świat nie jest już zgodny z tradycyjnym systemem myślenia o 8-godzinnym dniu pracy od 8 rano do 16 po południu, z wykorzystaniem komputera stacjonarnego i hierarchią myślenia kierownictwo – pracownik. Dziś ludzie zaangażowani pracują mentalnie 24/7 i potrzebują niezbędnej infrastruktury i zarządzania poprzez wsparcie. Powierzchnia biurowa powinna odzwierciedlać i wspierać wszystkie megatrendy i tylko korporacje, otwarte na takie zmiany, staną się bardziej wydajne i wygrają na innowacyjności.

Vitra stale od 2000 roku testuje na własnych przestrzeniach biurowych infrastruktury, zachowania managerskie i odpowiedzialność za siebie pracowników, Żaden inny producent w tej branży nie ma takiego doświadczenia na tym polu w oparciu o tak bogate i różnorodne portfolio produktów (mieszkania, domy, biura, przestrzenie publiczne). Vitra specjalizuje się w kreowaniu elastycznej przestrzeni biurowej poprzez łączenie rozwiązań biurowych z domowymi uzyskując przyjemne i przyjazne przestrzenie do pracy.

Przy wykorzystaniu 2-3% kosztów (tyle zwykle stanowi wyposażenie meblowe) Vitra może wesprzeć firmę we wzroście wydajności. Co mogło by się wydarzyć gdyby 5-10% pracowników „niezaangażowanych“ przeistoczyło by się w „zaangażowanych“. Zadowoleni ludzie to 12% więcej wydajności!

Dodatkowe koszty wyposażenia meblowego są jednorazową inwestycją na okres 8-10 lat, a wzrost wydajności jest odczuwalnym z każdym rokiem, wymiernym zyskiem. Opłaca się więc sprytnie inwestować. Oszczędność na meblach niekoniecznie jest zyskiem finansowym!

Wszystkie trzy artykuły naszego autorstwa ukazały się także na portalu Archimania.pl